(१) दर्ता कार्यालयले आफु समक्ष दर्ता भएको प्रत्येक सूचनाका सम्बन्धमा देहायबमोजिम गर्नु पर्नेछः– (क) दर्ता गरिएका प्रत्येक अभिलेखलाई छुट्टाछुट्टै दर्ता नम्बर दिनु पर्ने । (ख) प्रत्येक अभिलेखलाई दिएको दर्ता नम्बर, दर्ताको मिति र समय समेत खुलेको अभिलेख खडा गरी राख्नु पर्ने । (ग) प्रत्येक अभिलेख सार्वजनिक निरीक्षणका लागि खुला राख्नु पर्ने । (२) दर्ता कार्यालयले प्रारम्भिक सूचनालाई धितो दिने व्यक्तिको नामबाट दर्ता गरी राख्नु पर्नेछ । (३) दर्ता कार्यालयले प्रारम्भिक सूचना तथा सोसँग सम्बन्धित सबै अभिलेखहरुलाई एक आपसमा आबद्ध हुने किसिमबाट दर्ता गरी राख्नु पर्नेछ । (४) दर्ता कार्यालयले क्रमसंख्या अङ्कित सवारी साधनको क्रमसंख्या उल्लिखित सूचनाको सम्बन्धमा क्रमसंख्या अङ्कित सूची खडा गरी राख्नु पर्नेछ । (५) दर्ता कार्यालयले म्याद व्यतित भएको सूचनाहरुको अभिलेख म्याद व्यतित भएको मितिले दश वर्षसम्म सुरक्षित राख्नु पर्नेछ । (६) दर्ता कार्यालयको दायित्व केवल प्रशासनिक हुनेछ । सूचना दर्ता गर्दा वा सूचना दर्ता गर्न इन्कार गर्दा दर्ता कार्यालयले त्यस्तो सूचना पर्याप्त भएको वा अपर्याप्त भएको वा सूचनामा उल्लिखित जानकारी यथार्थ वा अयथार्थ भएको भन्ने कुनै कुराको निर्धारण गर्ने छैन ।